Směrnice IFLA pro zasílání objednávek MVS elektronickou poštou

Úvod

Mezinárodní směrnice pro zasílání objednávek MVS faxem již existují. Kancelář IFLA pro mezinárodní meziknihovní výpůjční službu (MMVS) byla nyní pověřena vypracováním nových směrnic pro zasílání objednávek MMVS elektronickou poštou (e-mail).

V květnu 1999 byl proveden průzkum s cílem zjistit, jaká je běžná praxe a jaké směrnice již existují. Byly vzaty v úvahu také systémy, které používají velká centra dodávání dokumentů a rozsáhlé distributorské systémy MMVS (např. OCLC) a Mezinárodní výpůjční protokol Mezinárodní organizace pro normalizaci ISO 10160/10161.

Průzkum potvrdil, že e-mail je stále více používaný jako běžný způsob zasílání objednávek MMVS. Často je používán některý typ standardizovaného systému (kanadský AVISO nebo ARTemail British Library Document Supply Centre), nebo je korespondence zasílána způsobem odpovídajícím normě ISO (ISO 10160 a 10161), kde musejí být objednávky upraveny podle pravidel daných touto normou.

Nicméně jsou stále ještě často zasílány nestandardizované objednávky, kde jsou všechny prvky uváděny v základní části e-mail zprávy, a pro tyto druhy objednávek MMVS byly vypracovány tyto směrnice.

Tyto mezinárodní směrnice by měly být používány v souladu s již existujícími národními směrnicemi a v praxi by se mělo přihlížet k dohodnutým postupům mezi spolupracujícími knihovnami.

Tento dokument obsahuje:

Směrnice

1. Objednávky, zasílané e-mail, jsou většinou odděleními MVS přijímány, ale není to jejich povinnost. V případě pochybností je lépe, když se žádající knihovna spojí s dodávající knihovnou a ujistí se, že objednávka formou e-mail bude přijata.

2. Knihovny by měly vědět, že mezi zasláním objednávky MMVS a jejím přijetím dodávající knihovnou může nastat časové zpoždění. Dodávající knihovna nemůže nést odpovědnost za jakékoliv zpoždění, vzniklé přerušením dodávání e-mail.

3. Tyto směrnice nenahrazují národní nebo regionální směrnice. Tyto mezinárodní směrnice se použijí při zasílání objednávek MMVS mezi zeměmi, nebo mohou být přizpůsobeny pro užívání v národním nebo regionálním měřítku.

4. Tyto mezinárodní směrnice by měly být použity pro elektronické zasílání nestandardizovaných objednávek. Pokud jsou objednávky zasílány již zavedeným standardizovaným systémem, nebo takovým, který odpovídá normě ISO 10160 a ISO 10161, musí být objednávka upravena podle pravidel tohoto systému, které se mohou lišit od těchto směrnic.

5. Objednávky MMVS, zaslané e-mail, mají mít tyto prvky:

5.1. Předmět

Předmět zprávy má znít ILL Request (objednávka MMVS) s následným číslem objednávky, přiděleným žádající knihovnou.

5.2. Základní část

Zpráva má obsahovat tyto prvky, každý začíná na nové řádce:

5.2.1. Datum

I když datum vpisuje systém e-mail, a to v záhlaví všech přenášených zpráv, může se při manipulaci s textem ztratit. Datum objednávky se proto musí uvést znovu.

5.2.2. Dodávající knihovna

Objednávka má začínat identifikací knihovny nebo oddělení MMVS, jemuž je adresována. Minimálně zde má být název knihovny, e-mail adresa, oddělení MMVS nebo používaný kód knihovny.

5.2.3. Aktuální do:

Datum, do kterého je o dokument zájem, zejména jde-li o naléhavou objednávku.

5.2.4. Formát objednaného materiálu

Přijatelný nebo nepřijatelný formát, např. výpůjčka, fotokopie, mikrofiš.

5.2.5. Bibliografický popis

Úplný popis žádaného materiálu.
U knih: autor, název, vydání, vydavatel, místo vydání, rok vydání, ISBN, název a číslo edice.
U periodik: název časopisu, svazek, číslo, datum vydání čísla, stránky, autor a název článku, ISSN.

5.2.6. Signatura nebo pramen citace

Je-li zjištěno, že dodávající knihovna má požadovaný dokument ve svém fondu, je třeba uvést signaturu a lokaci dokumentu v dodávající knihovně. Pokud není signatura a lokace známa, musí být uveden pramen citace.

5.2.7. Informace o ceně

Zde může být uvedeno:

  • nejvyšší přijatelná cena, a to v měně žádající nebo dodávající knihovny
  • žádost o předběžné sdělení ceny
  • preferovaný způsob placení, např. kupóny IFLA, faktura

5.2.8. Způsob dodání, kterému se dává přednost.

Elektronicky, např. ARIEL.

5.2.9. Souhlas s copyrightem

Při objednávání fotokopie prohlášení o dodržení ustanovení copyrightu. Tato ustanovení jsou různá v jednotlivých zemích.

5.2.10. Identifikace uživatele

Informace o uživateli, pro něhož se dokument objednává. Může to být jeho jméno nebo identifikační číslo (např. číslo čtenářského průkazu).

5.2.11. Úplná adresa žádající knihovny

Úplná adresa včetně e-mail, telefonu, faxu a směrových čísel města a země. Tato data se někdy mohou ztratit ze záhlaví e-mail.

5.2.12. Dodací adresa

Poštovní nebo elektronická adresa, na níž má být dokument dodán, pokud je odlišná od adresy žádající knihovny. Uveďte systémový kód knihovny, např. ARIEL IP, nebo e-mail adresu v případě, že je požadováno dodání elektronicky.

5.2.13. Adresa vyúčtování

Adresa, kam má být zaslána faktura nebo vyúčtování, pokud se liší od adresy dodání dokumentu.

IFLA - Kancelář pro UAP a MMVS, říjen 1999

PŘÍKLADY

Příklad A: Výpůjčka

Věc:    ILL Request    HG90432

Zpráva e-mail:
Komu: oddělení ILL, Anytown University of Technology
Datum: 4. dubna 1999
Podle Vašeho katalogu máte ve fondu
Quotidianum fennicum: daily life in medieval Finland; edited by Christian Krotzl and Jaakko Masonen. 1989/Medium Aevum quotidianum, 19/
Signatura XYZ 345.23

Maximální cena: do 4 IFLA vouchers
Zašlete, prosím, přímo na ILL
Sometown City University
Sometown, UK

Adresa vyúčtování: viz níže

Děkuji Vám

Sara Gould
ILL
Bridgetown University
Bridgetown, UK
e-mail: sara.gould@bridg.ac.uk fax: ++44 1937 546254

Příklad B: Fotokopie

Věc:    ILL Request    HG90432

Zpráva e-mail:

Komu: Oddělení ILL, Anytown University of Technology
Datum: 4. dubna 1999

Objednávka kopie článku

Časopis: Psychiatric Care, Vol 5, No 2, April 1998, p. 72-75

Autor: Garner, R.
Název: Telematics: the potential of computer mediated communication in professional practice

Aktuální do: 1. srpna 1999

Vaše přírůstkové číslo: 19980624264
Souhlas s copyrightem podle CCG
Uživatel: Sara Gould

Zašlete, prosím, článek na:
ILL
Sometown City University
Sometown, UK
Nebo faxem: ++44 9876 543234

Bibliografie

  • IFLA Fax Guidelines. http://ifla.inist.fr/VI/2/p3/g-fax.htm
  • ISO ILL Protocol Standard, ISO 10160 and 10161. 1997
  • For information about the ISO ILL Protocol Standard, consult the website of the Interlibrary Loan Application Standards Maintenance Agency at http://www.nlc-bnc.ca/iso/ill/index.htm
  • American Library Association (ALA) Interlibrary Loan Committee, Reference and Adult Services Division. "Guidelines and Procedures for Telefacsimile and Electronic Delivery of Interlibrary Loan Requests and Materials". http://www.ala.org/rusa/stnd_telefax.html
  • Colussi, Gianni. "How to write an email for ILL-DD: a librarian's guide to requesting ILL or obtaining photocopies simply but effectively [by email]". http://www.aib.it/aib/lis/illem.htm In Italian.
  • South Africa Interlending Scheme. Guidelines for sending ILL requests by email. Contact Celeste Botha, the State Library of South Africa. Email celeste@statelib.pww.gov.za

Šablony

Šablona 1: žádost o fotokopii

To:

Date:

Dear Colleague

Are you able to supply the following journal article for one of our users?

< Journal title, year, volume, part, page number >

<Article title & author>

Call number/Shelfmark:

Verification source:

This would be CCG for copyright compliance.

Patron:

* We prefer to pay with IFLA ILL Vouchers

* Max cost is IFLA ILL Vouchers or US$

* Urgent request: needed before

Please send the item to:

Billing address:

Thank you.

<Your name>

<Your full address>

<Your email>

<Your fax>

Šablona 2: žádost o výpůjčku

To:

Date:


According to your catalogue, you hold

<Bibliographic description>

Call number/Shelfmark:

Verification source:

Please would you be willing to lend?

* We prefer to pay with IFLA ILL Vouchers

* Max cost is IFLA ILL Vouchers or US$

* Urgent request: needed before

* Client's name or id:

Please send the item to:

Billing address:

Thank you.

<Your name>

<Your full address>

<Your email>

<Your fax>

 

Překlad NK ČR, 30.5.2000

Národní knihovna ČR


Hledání v IPK - Google
IPK www


Databáze knihovnické literatury - KKL
Terminologická databáze - TDKIV
Databáze zkratek - KZK
Adresář knihoven - ADR

RSS

Oborová brána KIV (Knihovnictví a informační věda)

English

European Library

fb